Dienstleistungen

Outsourcing-Service

Die Anforderungen an die Auswertungen aus dem kaufmännischen Bereich wachsen rasant: Es gilt nicht nur im Bereich der Personalverwaltung kompetent und sorgfältig die vielfältigen Pflichten des Steuerrechts, der Sozialversicherungsträger und der Berufsgenossenschaften etc. zu erfüllen und pünktlich die Gehälter der Mitarbeiter zu überweisen. Vielmehr sind viele Unternehmen inzwischen auch bestrebt, im Haus möglichst nur noch die Arbeiten zu erledigen, die ihrer Kernkompetenz entsprechen. Effekte sind u.a. reduzierte Verwaltungstätigkeiten, eine geringere Personalbindung in diesen Bereichen, niedrige Investitionen in der Arbeitsplatzbereitstellung und –ausstattung bis hin zur Verlagerung der sensiblen Daten und der Datensicherung auf entsprechend spezialisierte externe Dienstleister.

Möglich wird die verstärkte Auslagerung kaufmännischer Bereiche durch die Entwicklungen der Informationstechnologie. Der alte Pendelordner zwischen Mandant und Steuerberater – einer Seite fehlen die Unterlagen immer! – gehört mehr und mehr der Vergangenheit an. Die moderne Abwicklung des Buchhaltungsverkehrs und die Bereitstellung der Auswertungen geht von einem digitalen Datenfluss bis hin zum weitgehend selbständigen Abgleich von Daten zwischen den Rechenzentren der eingeschalteten Banken und dem auf unserer Seite eingeschalteten DATEV-Rechenzentrum bzw. uns aus. Wir bringen dem Computer bei, wie er bspw. Ihre Debitoren- und Kreditorendaten selbst liest. Wertvolle Arbeitszeit wird für sinnvollere Arbeiten frei, die Daten sind erheblich aktueller. Nachfolgend erhalten Sie einige Anregungen und Hinweise zu diesem Themenbereich:

 

	Finanz- und Nebenbuchhaltungen, Auswertungen
	Personalverwaltung
	Betriebswirtschaftliche und rechtliche Aufgabenstellungen
	Buchführung mit Zukunft in Zusammenarbeit mit DATEV

 

Outsourcing ist flexibel und bietet weitere Vorteile:

• Kostentransparenz: Sie können die vereinbarte Leistung kalkulieren und erhalten sachverständig und gewissenhaft bearbeitete Auswertungen
• Einhaltung von Fertigstellungsfristen bei Abwesenheit des Bearbeiters wegen Krankheit, Urlaub oder aus sonstigen Gründen einschl. Vertretungszeiten der Fachkräfte: Solche Probleme sind passé, sie werden mit ausgelagert
• Beachtung der Rechtsmittelfristen: Die Verantwortung kann auf den Dienstleister ausgelagert werden
• Fort- und Weiterbildung der zuständigen Mitarbeiter: Wird ausgelagert
• Sensible Daten – z.B. die Vergütungen an Führungskräfte – werden sicher geschützt und in unserer Kanzlei gewissenhaft verarbeitet
• Gesetzliche Verpflichtung zur Verschwiegenheit
• Genaue Verantwortlichkeiten; langfristige Zusammenarbeit, aber kurzfristig kündbar
• Entlastung von der Verwaltung der ausgelagerten Arbeiten, die nicht unmittelbar zum Unternehmenserfolg beitragen
• Outsourcing kann mit wenigen Arbeiten beginnen und zunehmend komplexer werden

Kurzum: Outsourcing verschafft Ihnen als Unternehmer die Zeit, die Sie den wichtigen Bereichen Ihrer Arbeit widmen können.

Outsourcing kann sich flexibel auf nur wenige Leistungen beziehen oder aber auch komplexe Management-Informationssysteme umfassen. Das muss individuell anhand der Bedürfnisse des einzelnen Unternehmens überlegt werden.

 

(Quelle: DATEV eG, Nürnberg)

 

 

Finanz- und Nebenbuchhaltungen, Auswertungen

• Gewissenhafte Bearbeitung der monatlichen Finanzbuchhaltung einschl. Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung mit laufender Kontenabstimmung
• Führung der Anlagenbuchhaltung auf Wunsch nach handelsrechtlichen und/oder steuerrechtlichen und/oder kalkulatorischen Regeln
• Einrichtung und Führung von Kostenrechnungssystemen
• Laufende betriebswirtschaftliche Auswertungen auf Monats- oder Quartalsbasis
• Fristgerechte Erledigung der monatlichen Umsatzsteuer-Voranmeldung und ggf. der „Zusammenfassenden Meldung“ auf dem vorgeschriebenen elektronischen Weg an die Finanzbehörden
• Erstellen von Zwischenabschlüssen
• Begleitung von Prüfungen der einschlägigen Behörden
• Archivierung der Unterlagen und Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften

 

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Personalverwaltung

• Bearbeitung der laufenden Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Stammdatenpflege, Erstellung der Gehaltsabrechnungen je Arbeitnehmer einschl. Zahlungsträger für die Bank mit auf Wunsch elektronischer Übertragung nach Ihrer Freizeichnung
• Monatliche Auswertungen: Lohnsteueranmeldung mit fristgerechter elektronischer Übertragung an die Finanzbehörden, Beitragsnachweise für die Sozialversicherungsträger und deren fristgerechte elektronische Übertragung, Übermittlung der Werte für die Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
• Auswertungen zum Jahresende: Elektronische Lohnsteuerbescheinigung für den Mitarbeiter in Papierform und fristgerechte Datenübertragung an die Finanzbehörden, Jahresmeldungen zur Rentenversicherung und an die Berufsgenossenschaften
• Beantwortung von Anfragen der Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger und Berufsgenossenschaften, Begleitung von Lohnsteuerprüfungen und Prüfungen der Deutschen Rentenversicherung

 

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Betriebswirtschaftliche und rechtliche Aufgabenstellungen

• Einrichtung eines Management-Informationssystems
• Ausarbeitung von ein-/mehrjährigen Planungsrechnungen (Businessplänen) für die Erfolgsplanung mit Vermögens-, Investitions- und Finanzplanung
• Back Office: Rechnungswesen mit Abwicklung des Zahlungsverkehrs und Budgetüberwachung
• Vorbereitung von Investitionsentscheidungen
• Offenlegung des aus Wettbewerbsgründen auf die Mindestangaben reduzierten Jahresabschlusses im elektronischen Unternehmensregister/Bundesanzeiger
• Mindestens mittelgroße Unternehmen im Sinne von § 267 HGB müssen sich nach dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG) von der bisherigen Einheitsbilanz verabschieden: Es gibt eine Handelsbilanz mit den gesetzlich vorgeschriebenen Neuerungen nach dem BilMoG einschl. latenter Steuern zur Offenlegung im Unternehmensregister und ggf. Weitergabe an die Banken sowie eine getrennte Steuerbilanz. Wir unterstützen Sie gewissenhaft und kompetent bei der Erfüllung Ihrer Pflichten

 

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Buchführung mit Zukunft in Zusammenarbeit mit DATEV

 

Der Sinn und Zweck jeder guten Buchführung ist Ihre Unterstützung bei der Steuerung des Unternehmens. Die Auslagerung der Buchführung war bisher u.a. mit dem Nachteil verbunden, dass die Belege eine Zeit lang beim Steuerberater ausgelagert waren; die Auswertungen der Buchführung konnten bereits durch die langen Laufzeiten nicht aktuell sein. Hier schafft die moderne Informationstechnologie ganz neue Möglichkeiten.

 

So müssen die Papierbelege heute nicht mehr aufwändig an den Steuerberater geschickt, dort verarbeitet und zurückgesendet werden. Die Weitergabe der Belege kann einfach über Ihr Faxgerät erfolgen. Der nachfolgende kurze Film über „Digitale Belegbereitstellung“ (knapp 4,5 Minuten Dauer) verdeutlicht den Belegfluss mittels Faxgerät:

 

 

Statt per Telefax können Sie die Belege genauso gut einscannen und mailen oder Sie übermitteln gleich eine elektronische Rechnung.

 

Die nachfolgende Übersicht verdeutlicht schematisch den Beleg- und Informationsfluss bis hin zum Datentransfer an Behörden oder Banken etc. Sie behalten die Belege im Haus und sind jederzeit, z.B. gegenüber Kunden oder Lieferanten, auskunftsfähig:

 

 

(Quelle: DATEV eG, Nürnberg, sowie Sozietät Markmiller und Partner, München)

 

Sie senden den Papierbeleg rund um die Uhr per Telefax oder nach dem Einscannen per E-Mail auf eine für Sie persönlich eingerichtete Nummer im DATEV-Rechenzentrum. Dort werden die Belege automatisch digitalisiert und in der Belegverwaltung online gespeichert. Auf diese Belegverwaltung haben nur Sie und wir als Ihr Steuerberater Zugriff. Wir verbuchen den digitalisierten Beleg und liefern Ihnen laufend aktuelle Informationen und Auswertungen.

 

Während des Buchens werden die Belege automatisch mit dem Buchungssatz verbunden und online abgelegt; sie bleiben dauerhaft für weitere Arbeiten erhalten. Damit gehört auch das lästige Heraussuchen von Belegen bspw. für den Jahresabschluss der Vergangenheit an.

 

Die digitale Belegbereitstellung sollte trotzdem nur der erste Schritt für eine deutliche Effizienzsteigerung in Ihrem Rechnungswesen sein. Das Programm Buchführung mit Zukunft ermöglicht Ihnen weitergehend die umfangreiche Verarbeitung und trotzdem kostengünstige Nutzung Ihrer Daten aus dem internen und externen Rechnungswesen. Das schafft Wettbewerbsvorteile. Auch hier arbeiten wir mit der ausgereiften Software von DATEV.

 

Das Software-Paket „DATEV Unternehmen Online“ ermöglicht durchgängige Prozesse vom Rechnungsein- oder ausgang bis zur Zahlung (einschl. Mahnwesen) bei gleichzeitiger Erfüllung Ihrer Pflichten gegenüber Finanzamt und Sozialversicherungsträgern auf den vorgeschriebenen elektronischen Wegen. Damit erreichen Sie  Aktualität und Transparenz in Ihrer internen Rechnungslegung und reduzieren gleichzeitig den Erfassungsaufwand. So schaffen Sie sich Freiraum für Ihre Kernkompetenzen. Durch die gemeinsame Plattform greifen Sie und wir als Ihr Steuerberater gleichzeitig auf denselben Datenbestand zu.

 

Die nachfolgende Online-Demo verdeutlicht Ihnen einige Gestaltungsmöglichkeiten einer Buchführung mit Zukunft mittels DATEV Unternehmen Online und uns.

 

 

Der klassische Buchführungsprozess mit Papierversand und regelmäßig längerer Wartezeit bis zum Eingang der Auswertungen wird durch das moderne Buchführungssystem also sowohl inhaltlich als auch zeitlich erheblich optimiert. Die Vorteile lassen sich wie folgt zusammenfassen:

• Kein zeitaufwändiger Austausch von Papierbelegen zwischen Ihnen und uns.
• Alle Belege bleiben bei Ihnen. Sie sind jederzeit auskunftsbereit für Kunden und Lieferanten, ohne dass aufwändig Kopien o.ä. erstellt werden müssten. Auf Wunsch können Sie sogar auf die online verfügbaren Belege zurückgreifen: Dann wird der Papierbeleg nach dem Versand an unser Rechenzentrum zum „Altpapier“. Das optimiert Ihre Abläufe weiter und spart nennenswert Kosten.
• Tagesaktuelle Auswertungen für die permanente Überwachung der Betriebskennzahlen.
• Sicherung Ihrer Liquidität durch tägliche Kontrolle der offenen Posten.
• Optimale Voraussetzungen für Bankgespräche.
• Das digitale Belegwesen ermöglicht zielgenau die Auslagerung weiterer Prozesse wie Abwicklung Ihres Zahlungsverkehrs (es gibt nur noch eine Unterschrift von Ihnen unter alle Ihnen vorliegenden Überweisungen!) oder Auslagerung des Mahnwesens nach vorab vereinbarten Grundlagen usw.

 

Ergänzend zu diesen Ausführungen verweisen wir auf die  Grundlagen zu diesem Abschnitt und auf unsere  Auftragsbedingungen.

 

Teile der seit 1952 gepflegten Präsenzbibliothek

 

 

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